Kısa cevap: Netsis’te e-fatura kontrolü üç ayrı işlemi kapsar: giden faturaların GİB durumunu sorgulamak, gelen faturaları kutunuza eksiksiz almak ve fatura kesmeden önce alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığını doğrulamak. Sorunların çoğu güncellenmeyen mükellef listesi, entegratör bağlantı ayarları veya durum sorgulamanın zamanında çalıştırılmamasından kaynaklanır. Aşağıdaki adımlarla kontrol edin; çözülmezse uzaktan bağlanıp müdahale edelim.
Netsis’te e-Fatura Durum Sorgulama Nasıl Yapılır?
Gönderdiğiniz her e-fatura bir zarf içinde GİB’e iletilir ve alıcıya ulaşana kadar birkaç aşamadan geçer: Taslak → Gönderildi → GİB’de işleniyor → Alıcıya iletildi → Kabul / Ret. Netsis e-Çözümler modülünde Giden Kutusu ekranından faturayı seçip durum sorgulama çalıştırdığınızda, zarfın güncel GİB durumu sisteme çekilir.
Burada kritik nokta zarf durum kodudur: 1300 kodu zarfın başarıyla işlendiğini gösterir; 1300’ün altındaki kodlar zarfın hâlâ işlemde olduğu, hata durum kodları ise zarfın reddedildiği anlamına gelir. Zarf hata aldıysa faturanız alıcıya ulaşmamıştır ve düzeltilip yeniden gönderilmesi gerekir.
Faturayı gönderdikten sonra durumu mutlaka sorgulayın. “Gönderildi” ibaresi faturanın alıcıya ulaştığı anlamına gelmez; yalnızca zarfın entegratöre teslim edildiğini gösterir.
Gelen ve Giden Faturaların Kontrolü
Giden kutusu kontrolü: Gün sonunda gönderilen tüm faturaların durumunu toplu sorgulayın. İşlemde takılı kalan veya hata alan zarfları aynı gün tespit etmek, dönem sonunda eksik fatura sürprizini önler.
Gelen kutusu kontrolü: Size kesilen e-faturalar entegratör posta kutunuza düşer ve Netsis gelen kutusu ekranından çekilir. Gelen faturaları düzenli aralıklarla alın, cari ve stok kayıtlarıyla eşleştirin. Ticari senaryoda gelen faturalara sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı verebilirsiniz; Türk Ticaret Kanunu’ndaki 8 günlük itiraz süresini göz önünde bulundurarak yanıtınızı geciktirmeyin. Temel senaryoda ise sistem üzerinden ret yanıtı verilemez; itiraz noter, KEP gibi harici yollarla yapılır.
e-Fatura Kullanıcısı (Mükellef) Sorgulama
Fatura kesmeden önce alıcının e-fatura kayıtlı kullanıcısı olup olmadığını doğrulamak zorundasınız; çünkü e-fatura mükellefine e-arşiv fatura, e-fatura kullanıcısı olmayana da e-fatura kesilemez. Netsis bu kontrolü GİB’in kayıtlı kullanıcı listesi üzerinden yapar:
- Kayıtlı kullanıcı listesini güncelleyin. GİB listesine her gün yeni mükellefler eklenir; Netsis’teki liste güncel değilse yeni kayıtlı bir firmayı “e-fatura kullanıcısı değil” olarak görürsünüz.
- Cari kartı kontrol edin. Cari kartta VKN/TCKN doğru girilmiş olmalı; sorgulama bu numara üzerinden yapılır. Yanlış VKN, yanlış sorgu sonucu demektir.
- Posta kutusu etiketini (alias) doğrulayın. Alıcının birden fazla posta kutusu etiketi olabilir; fatura yanlış etikete gönderilirse alıcı faturayı göremez.
Sık Karşılaşılan Sorunlar ve Çözümleri
1. Fatura durumu güncellenmiyor, “Gönderildi”de takılı kalıyor
Durum sorgulama servisi çalışmıyor veya entegratör bağlantısında sorun olabilir. Önce durum sorgulamayı elle çalıştırın; değişmiyorsa internet bağlantısını, entegratör servis kullanıcı bilgilerini ve mali mühür sertifikasının geçerliliğini kontrol edin. GİB tarafında yoğunluk olan dönemlerde (ay sonları, beyanname haftaları) zarf işleme süresi uzayabilir; zarfı yeniden göndermeden önce mutlaka mevcut durumunu sorgulayın, aksi halde mükerrer fatura riski doğar.
2. Gelen faturalar Netsis’e düşmüyor
Karşı taraf faturayı kesmiş ama sizin gelen kutunuzda görünmüyorsa üç noktayı kontrol edin: entegratör hesabınızın servis şifresi süresi dolmuş olabilir, gelen kutusu çekme işlemi çalışmıyor olabilir veya fatura farklı bir posta kutusu etiketinize gönderilmiş olabilir. Entegratör portalına girip faturanın orada görünüp görünmediğine bakın; portalda var ama Netsis’te yoksa sorun bağlantı ayarlarındadır.
3. “Alıcı e-fatura kullanıcısı değil” hatası
En sık nedeni güncellenmemiş kayıtlı kullanıcı listesidir. Listeyi güncelleyip yeniden sorgulayın. Hata devam ediyorsa cari karttaki VKN/TCKN’yi alıcıyla teyit edin; tek bir rakam hatası bile sorguyu boşa çıkarır.
4. e-Fatura mükellefine yanlışlıkla e-arşiv fatura kesilmiş
Liste güncellenmediği için alıcı e-arşiv kapsamında görünmüş olabilir. Bu durumda kesilen e-arşiv faturanın iptal edilip aynı işlem için e-fatura düzenlenmesi gerekir; belge türü yanlış kesilen faturalar vergi incelemelerinde sorun çıkarabilir. Sürecin doğru yürütülmesi için e-Fatura destek ekibimizden yardım alabilirsiniz.
5. Zarf hata kodu ile reddedildi
Şema/format hataları, eksik zorunlu alanlar, hatalı VKN/TCKN veya genelge uyumsuzluğu zarfın reddedilmesine yol açar. Hata açıklamasını okuyun, ilgili alanı düzeltin ve faturayı yeni zarfla gönderin. Genelge kaynaklı hatalar için Genelge 7 hata çözümü rehberimize bakabilirsiniz.
Önleyici Kontrol Listesi
- ✅ Günlük durum sorgulama — giden faturaların tamamını gün sonunda toplu sorgulayın
- ✅ Kayıtlı kullanıcı listesini düzenli güncelleyin — özellikle yeni cari açarken
- ✅ Cari kartlarda VKN/TCKN doğruluğu — sorgulamanın temeli budur
- ✅ Mali mühür süre takibi — sertifika dolmadan yenileyin
- ✅ Gelen kutusunu günlük çekin — 8 günlük itiraz süresini kaçırmayın
- ✅ Yıllık bakım anlaşması — genelge güncellemeleri ve periyodik kontroller bakım anlaşması kapsamında otomatik takip edilir
Bu kontrollerin tamamını kendi iç süreçlerinize yerleştiremiyorsanız, destek paketlerimiz kapsamında düzenli e-fatura sağlık kontrolünü biz üstleniyoruz. e-Dönüşüm altyapınızı sıfırdan kuruyor veya entegratör değişikliği planlıyorsanız kurulum hizmeti için gizateknoloji.com/iletisim/ üzerinden proje ekibimize ulaşabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Netsis’te e-fatura durumunu nereden görebilirim?
e-Çözümler modülündeki Giden Kutusu ekranından faturayı seçip durum sorgulama çalıştırdığınızda zarfın güncel GİB durumu görüntülenir. Zarf durum kodu 1300 ise fatura başarıyla işlenmiştir; daha düşük kodlar işlemin sürdüğünü gösterir.
Karşı firmanın e-fatura kullanıcısı olup olmadığını nasıl anlarım?
Netsis, cari kartta kayıtlı VKN/TCKN üzerinden GİB kayıtlı kullanıcı listesini sorgular. Sorgulamadan önce listenin güncel olduğundan ve vergi numarasının doğru girildiğinden emin olun; ikisinden biri hatalıysa sonuç yanıltıcı olur.
Gelen e-faturalar Netsis’e otomatik düşer mi?
Gelen faturalar önce entegratör posta kutunuza ulaşır, Netsis gelen kutusu çekme işlemiyle sisteme alınır. Çekme işleminin düzenli çalıştığını kontrol edin; servis şifresi veya bağlantı ayarı bozulduğunda faturalar portalda kalır, Netsis’e inmez.
Temel ve ticari fatura senaryosu arasındaki fark nedir?
Ticari senaryoda alıcı, faturaya sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı verebilir. Temel senaryoda sistem üzerinden ret verilemez; itiraz noter veya KEP gibi harici yollarla yapılır. Hangi senaryoyla çalışacağınızı müşterilerinizle iş akışınıza göre belirlemeniz gerekir.
e-Fatura mükellefine yanlışlıkla e-arşiv fatura kestim, ne yapmalıyım?
Kesilen e-arşiv faturayı iptal edip aynı işlem için e-fatura düzenlemeniz gerekir. Ardından hataya yol açan sorunu giderin: kayıtlı kullanıcı listesini güncelleyin ve cari kartı düzeltin. Süreçten emin değilseniz uzaktan bağlanıp birlikte düzeltebiliriz.